KI im Büro

Ratgeber für Büro, Personal und Selbstständige

KI im Büro: zuverlässig bei Texten, nachprüfen bei Zahlen

Diese Seite zeigt, wofür Sie KI im Büroalltag heute einsetzen können: für E-Mails, Protokolle, Tabellen und Texte. Dazu finden Sie Prompts zum Kopieren und Rechner für Urlaub, Überstunden, Pausen und Industriezeit, bei denen die Formel immer sichtbar bleibt.

Prompt-Sammlung öffnen Rechner ansehen
Eine Frau sitzt in einem Büro am Fenster und tippt auf ihrem Laptop, auf dem Bildschirm ist ein Textfenster geöffnet. Auf dem Schreibtisch liegen ein aufgeschlagenes Notizbuch, daneben stehen eine Tasse, eine Wasserflasche und eine Pflanze, im Regal Aktenordner.

Beispiele nach Aufgabe

KI im Büroalltag: was gelingt und was Sie selbst prüfen

Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude oder Copilot schreiben, ordnen und fassen zusammen. Sie rechnen nicht verlässlich, kennen Ihre internen Vorgänge nicht und erfinden bei Wissenslücken plausibel klingende Antworten. Wer das weiß, kann sie sicher einsetzen.

  • E-Mails

    Prompts für E-Mails ansehen

    Das gelingt

    Antworten auf Anfragen entwerfen, den Ton anpassen (förmlicher, kürzer, freundlicher) und lange Mail-Verläufe in wenigen Sätzen zusammenfassen.

    Das prüfen Sie selbst

    Zusagen, Termine, Preise und Namen. Die KI kennt weder Ihre Absprachen noch Ihre Preisliste und ergänzt Fehlendes manchmal frei.

  • Protokolle

    Prompts für Protokolle ansehen

    Das gelingt

    Aus Stichpunkten ein gegliedertes Besprechungsprotokoll mit Beschlüssen und Aufgabenliste machen.

    Das prüfen Sie selbst

    Wer ist wofür zuständig, und bis wann? Zuständigkeiten und Fristen nur übernehmen, wenn sie in Ihren Notizen standen.

  • Tabellen

    Prompts für Tabellen ansehen

    Das gelingt

    Formeln für Excel oder Google Tabellen erklären und vorschlagen, Schreibweisen in einer Spalte vereinheitlichen, Auswertungen in Worte fassen.

    Das prüfen Sie selbst

    Rechenergebnisse. Lassen Sie sich die Formel geben und rechnen Sie in der Tabelle selbst, nicht im Chat.

  • Texte

    Prompts für Texte ansehen

    Das gelingt

    Texte kürzen, vereinfachen und gliedern; Aushänge, Rundmails und Checklisten als erste Fassung entwerfen.

    Das prüfen Sie selbst

    Rechtliche Aussagen, Zahlen und Quellenangaben. KI nennt gelegentlich Gesetze oder Quellen, die es so nicht gibt.

Faustregel: Nutzen Sie KI für die erste Fassung, nicht für die letzte Entscheidung. Personaldaten wie Namen, Gehälter, Krankmeldungen oder Bewerbungen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Ob und unter welchen Bedingungen ein Dienst dafür zulässig ist, klären Sie vorab mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

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Ausführliche Anleitungen zu KI im Büro, Arbeitszeit, Kalkulation und Pflichtangaben, neueste Beiträge zuerst.

Eine Frau schreibt an ihrem Schreibtisch am Laptop. Hinter ihr stehen Aktenordner im Regal, auf dem Tisch liegen Unterlagen, daneben steht eine Tasse.

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Prompt-Sammlung

Prompts zum Kopieren, nach Aufgabe sortiert

Jeder Eintrag nennt den Zweck, den Prompt zum Kopieren, ein Beispielergebnis und einen Hinweis zum Datenschutz. Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben, ohne personenbezogene Daten preiszugeben.

Beispiel aus der Sammlung: Eine Anfrage höflich ablehnen
Du bist Assistenz im Büro eines kleinen Betriebs. Schreibe eine höfliche, kurze Absage auf die folgende Anfrage.

Anfrage (sinngemäß): [Worum bittet der Absender?]
Grund der Absage: [Grund in einem Satz, z. B. keine freien Kapazitäten bis Quartalsende]
Anrede: [Sie oder Du]
Alternative, die ich anbieten kann: [optional, z. B. Terminvorschlag oder Empfehlung]

Anforderungen: höchstens 120 Wörter, freundlich und klar, keine Floskeln, keine Zusagen, die ich nicht genannt habe. Gib nur den E-Mail-Text mit Betreffzeile aus.
Eintrag mit Beispielergebnis ansehen

Rechner

Rechner für den Arbeitsalltag, mit sichtbarer Formel

Jeder Rechner zeigt die Formel und den Rechenweg. So können Sie das Ergebnis nachvollziehen, statt sich darauf zu verlassen. Hier vier davon, alle weiteren finden Sie in der Übersicht.

  • Urlaubsanspruch-Rechner

    Gesetzlicher Mindesturlaub nach Bundesurlaubsgesetz, umgerechnet auf Ihre Arbeitstage, anteilig bei Ein- oder Austritt im Jahr.

    24 ÷ 6 × Arbeitstage je Woche

  • Überstunden-Rechner

    Soll gegen Ist je Woche oder Monat, mit Saldo und auf Wunsch in Euro.

    Ist-Stunden − Soll-Stunden

  • Pausenzeit-Rechner

    Gesetzliche Mindestpause nach § 4 Arbeitszeitgesetz zur eingegebenen Arbeitszeit.

    über 6 h: 30 min · über 9 h: 45 min

  • Industriezeit-Rechner

    Minuten in Industrieminuten umrechnen und zurück. Eine Stunde hat 100 Industrieminuten.

    Minuten × 100 ÷ 60

Alle acht Rechner Kalkulation Vorlagen

Den Rechner als eigene App für Ihren Betrieb

Vielleicht möchten Sie Urlaub, Überstunden und Pausen nicht jedes Mal von Hand eintragen, sondern in einer App, die zu Ihrem Betrieb passt: mit Ihren Regeln und Ihren Mitarbeitenden. Cortexion setzt solche Apps um. Auf der Website von Cortexion erfahren Sie, wie das funktioniert.

Zeiterfassung, Dienstplan und E-Mails als eigene App

Cortexion kennenlernen

Häufige Fragen zu KI im Büro

Kann ich KI-Antworten ungeprüft übernehmen?

Nein. KI-Antworten klingen auch dann sicher, wenn sie falsch sind. Prüfen Sie Namen, Zahlen, Fristen und rechtliche Aussagen, bevor Sie etwas versenden.

Welche Daten gehören nicht in einen KI-Dienst?

Personenbezogene Daten von Beschäftigten, Bewerbenden und Kundschaft sowie vertrauliche Unterlagen, solange nicht geklärt ist, dass der Dienst dafür zulässig ist. Verwenden Sie in Prompts Platzhalter wie [Name] statt echter Namen.

Warum rechnet die KI nicht zuverlässig?

Sprachmodelle erzeugen Text, sie rechnen nicht wie ein Taschenrechner. Bei Summen, Prozenten und Zeitrechnung können sie sich verrechnen. Nutzen Sie dafür eine Tabelle oder die Rechner auf dieser Seite, bei denen die Formel sichtbar bleibt.

Ersetzen die Rechner eine Rechts- oder Steuerberatung?

Nein. Die Rechner zeigen, wie sich ein Wert aus dem Gesetz ergibt. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung können mehr regeln. Im Zweifel fragen Sie Ihre Personalabteilung, Ihre Rechtsberatung oder Ihr Steuerbüro.