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E-Mail-Signatur-Generator: mit Pflichtangaben nach Rechtsform
Geben Sie Name, Kontakt und Rechtsform ein. Der Generator ergänzt die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, zeigt die Signatur sofort an und liefert sie zum Einfügen in Ihr Mailprogramm.
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Pflichtangaben-Check
Für die GmbH gilt § 35a GmbHG.
HTML zum Kopieren
Diesen Code brauchen Sie für Thunderbird und für Programme, die eine HTML-Datei als Signatur erwarten. Er wird mit Ihren Eingaben laufend aktualisiert.
Signatur im Mailprogramm einrichten
Die meisten Mailprogramme übernehmen die formatierte Signatur, wenn Sie sie über „Signatur kopieren“ in die Zwischenablage legen und im Signatur-Editor einfügen. Thunderbird arbeitet mit dem HTML-Code. Menünamen können je nach Version abweichen.
Outlook (neu) und Outlook im Web
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Outlook die Einstellungen und dort Konten, dann Signaturen.
- Legen Sie eine neue Signatur an, vergeben Sie einen Namen und fügen Sie die Signatur mit Strg + V ein.
- Wählen Sie, ob sie in neue Nachrichten und in Antworten automatisch eingefügt wird, und speichern Sie.
Outlook klassisch für Windows
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Wählen Sie in Outlook Datei, Optionen, E-Mail und dann Signaturen.
- Klicken Sie auf Neu, vergeben Sie einen Namen und fügen Sie die Signatur im Bearbeitungsfeld mit Strg + V ein.
- Legen Sie rechts die Standardsignatur für neue Nachrichten und Antworten fest und bestätigen Sie mit OK.
Gmail
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie über das Zahnrad „Alle Einstellungen aufrufen“, Registerkarte Allgemein, Abschnitt Signatur.
- Klicken Sie auf „Neu erstellen“, vergeben Sie einen Namen und fügen Sie die Signatur mit Strg + V ein.
- Wählen Sie die Standardsignatur und klicken Sie ganz unten auf „Änderungen speichern“.
Apple Mail auf dem Mac
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Mail die Einstellungen und dort Signaturen.
- Wählen Sie links das Konto und legen Sie mit dem Pluszeichen eine neue Signatur an.
- Entfernen Sie den Haken bei „Immer meiner Standardschrift entsprechen“ und fügen Sie die Signatur mit Befehl + V ein.
Thunderbird
- Klicken Sie oben auf „HTML kopieren“.
- Öffnen Sie die Konten-Einstellungen und wählen Sie das Konto aus.
- Setzen Sie den Haken bei „HTML verwenden“ und fügen Sie den Code in das Feld Signaturtext ein.
- Schließen Sie die Einstellungen. Die Signatur gilt ab der nächsten neuen Nachricht.
Senden Sie sich danach eine Test-E-Mail und prüfen Sie die Signatur auf dem Rechner und auf dem Smartphone. Viele Mail-Apps auf dem Smartphone verwenden eine eigene, einfache Textsignatur. Tragen Sie die Pflichtangaben dort ebenfalls ein.
Pflichtangaben
Was in die Signatur gehört
Eine geschäftliche E-Mail an einen bestimmten Empfänger gilt als Geschäftsbrief. Für Unternehmen im Handelsregister schreibt das Gesetz deshalb bestimmte Angaben vor, unabhängig davon, ob der Brief auf Papier oder per E-Mail verschickt wird.
| Rechtsform | Pflichtangaben | Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer; bei einem Aufsichtsrat dessen Vorsitz | § 35a GmbHG |
| UG (haftungsbeschränkt) | Wie bei der GmbH; die Firma enthält „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ | § 35a und § 5a GmbHG |
| AG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder mit Kennzeichnung des Vorsitzes, Vorsitz des Aufsichtsrats | § 80 AktG |
| GmbH & Co. KG | Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer der KG; für die persönlich haftende GmbH zusätzlich Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführung | § 125 und § 177a HGB, § 35a GmbHG |
| KG | Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Registernummer | § 125 und § 177a HGB |
| OHG | Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Registernummer | § 125 HGB |
| e. K. | Firma mit dem Zusatz „e. K.“, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer | § 37a HGB |
| Einzelunternehmen oder freier Beruf ohne Registereintrag | Keine registerbezogenen Pflichtangaben; empfehlenswert sind Vor- und Nachname und die vollständige Anschrift | – |
- Personen geben Sie mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen an.
- Wenn Sie Angaben zum Kapital machen, müssen Sie das Stamm- oder Grundkapital nennen und ausstehende Einlagen angeben. Der Generator lässt das Kapital deshalb weg.
- Für Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, gelten Ausnahmen. Eine vollständige Signatur in jeder E-Mail ist der einfachere Weg.
Keine Rechtsberatung. Die Tabelle fasst die gesetzlichen Vorgaben zusammen. Für Sonderfälle wie Zweigniederlassungen, Gesellschaften in Liquidation oder ausländische Rechtsformen gelten weitere Regeln.
Redaktioneller Stand: Oktober 2026. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzestext.
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