Eine geschäftliche E-Mail an einen bestimmten Empfänger ist rechtlich ein Geschäftsbrief. Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen darin Pflichtangaben machen, etwa Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer. Welche Angaben genau nötig sind, hängt von der Rechtsform ab. Dieser Beitrag zeigt die Übersicht, zwei Muster-Signaturen und eine Checkliste.
Wann eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist
Die Vorschriften gelten für alle Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“ (§ 35a Abs. 1 GmbHG, ebenso § 37a Abs. 1 HGB). „Gleichviel welcher Form“ schließt die E-Mail ein. Entscheidend ist, dass das Unternehmen nach außen gegenüber einem bestimmten Empfänger auftritt, zum Beispiel mit einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder der Antwort auf eine Kundenanfrage.
Das Gesetz kennt zwei Sonderfälle:
- Vordrucke in einer bestehenden Geschäftsbeziehung: Mitteilungen, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden und in die nur die Einzelangaben eingetragen werden, brauchen die Pflichtangaben nicht (§ 35a Abs. 2 GmbHG).
- Bestellscheine: Sie gelten immer als Geschäftsbriefe, die Ausnahme für Vordrucke gilt für sie nicht (§ 35a Abs. 3 GmbHG).
Im Alltag ist es am einfachsten, die Pflichtangaben in jede geschäftliche E-Mail aufzunehmen, auch in Antworten und Weiterleitungen. Dann muss niemand im Einzelfall prüfen, ob eine Ausnahme greift.
Pflichtangaben nach Rechtsform
Personen geben Sie jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen an. Die folgende Übersicht fasst die Vorschriften zusammen:
| Rechtsform | Pflichtangaben | Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer; bei einem Aufsichtsrat mit Vorsitz zusätzlich der Vorsitz | § 35a GmbHG |
| UG (haftungsbeschränkt) | wie bei der GmbH; die Firma enthält „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ | § 35a und § 5a GmbHG |
| AG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder mit Kennzeichnung des Vorsitzes, Vorsitz des Aufsichtsrats | § 80 AktG |
| OHG und KG | Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Registernummer | § 125 HGB, für die KG mit § 177a HGB |
| GmbH & Co. KG | Angaben der KG und zusätzlich für die persönlich haftende GmbH deren Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführung | § 125 Abs. 1 Satz 2 und § 177a HGB, § 35a GmbHG |
| e. K. | Firma mit dem Zusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder einer Abkürzung wie „e. K.“, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer | § 37a und § 19 HGB |
| eG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Nummer im Genossenschaftsregister, alle Vorstandsmitglieder, Vorsitz des Aufsichtsrats | § 25a GenG |
| Partnerschaft | Name und Sitz, Registergericht, Registernummer; bei beschränkter Berufshaftung auch der gewählte Namenszusatz | § 7 Abs. 3 PartGG |
| ohne Registereintrag | keine registerbezogenen Pflichtangaben; empfehlenswert sind Vor- und Nachname und die vollständige Anschrift | – |
Personengesellschaften wie OHG und KG stehen in Abteilung A des Handelsregisters, die Nummer beginnt deshalb mit „HRA“. Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG stehen in Abteilung B und tragen eine Nummer mit „HRB“.
Muster: zwei vollständige Signaturen
Die folgenden Signaturen verwenden ausgedachte Namen und Orte. Ersetzen Sie alle Angaben durch die Daten aus Ihrem Handelsregisterauszug.
Muster für eine GmbH
Mit freundlichen Grüßen Erika Mustermann Leitung Einkauf Beispiel Bürobedarf GmbH Musterstraße 1, 12345 Musterstadt Telefon [Ihre Telefonnummer] Sitz der Gesellschaft: Musterstadt Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345 Geschäftsführung: Max Mustermann, Petra Beispiel
Die Rechtsform steht in der Firma. Beide Mitglieder der Geschäftsführung stehen in der Signatur, auch wenn eine andere Mitarbeiterin die E-Mail schreibt.
Muster für eine GmbH & Co. KG
Beispiel Logistik GmbH & Co. KG Sitz: Musterstadt, Amtsgericht Musterstadt, HRA 6789 Persönlich haftende Gesellschafterin: Beispiel Verwaltungs GmbH Sitz: Musterstadt, Amtsgericht Musterstadt, HRB 4321 Geschäftsführung: Max Mustermann
Hier braucht es zwei Blöcke: einen für die KG und einen für die GmbH, die als persönlich haftende Gesellschafterin auftritt. Fehlt der zweite Block, ist die Signatur unvollständig.
Kapitalangaben: freiwillig, dann aber vollständig
Das Stammkapital müssen Sie nicht nennen. Wenn Sie es aber angeben, müssen das Stammkapital und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen genannt werden (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG).
Rechenbeispiel
Stammkapital 25.000 €, eingezahlt 12.500 €
ausstehende Einlagen: 25.000 € − 12.500 € = 12.500 €
Die Signatur müsste dann lauten: „Stammkapital 25.000 €, ausstehende Einlagen 12.500 €“. Wer das vermeiden möchte, lässt die Kapitalangabe weg.
Was zusätzlich sinnvoll ist und was nicht hineingehört
- Kontaktdaten: Anschrift und Telefonnummer sind keine Pflicht nach den Vorschriften oben, erleichtern aber Rückfragen.
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: In der Signatur nicht vorgeschrieben. Auf Rechnungen muss eine der beiden stehen (§ 14 Abs. 4 UStG).
- Link zum Impressum: Die Impressumspflicht betrifft Websites und andere digitale Dienste (§ 5 DDG). Ein Link in der E-Mail ist eine nützliche Ergänzung, ersetzt aber die Pflichtangaben in der E-Mail nicht.
- Vertraulichkeitshinweise: Sie sind keine Pflicht und ersetzen keine Angabe. Halten Sie sie kurz.
- Logo und Bilder: Viele Mailprogramme blenden Bilder aus. Pflichtangaben gehören deshalb als Text in die Signatur, nie nur in eine Grafik.
Häufige Fehler
- Vornamen sind abgekürzt, etwa „M. Mustermann“. Das Gesetz verlangt mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen.
- Nicht alle Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder sind genannt.
- Nach einem Umzug oder einem Wechsel in der Geschäftsführung sind Sitz, Registergericht oder Namen veraltet.
- Antworten und Weiterleitungen gehen ohne Signatur hinaus, weil sie im Mailprogramm nur für neue Nachrichten eingerichtet ist.
- Auf dem Smartphone steht nur eine Kurzsignatur wie „Von meinem Smartphone gesendet“.
Was bei fehlenden Angaben droht
Das Registergericht kann die Geschäftsführung durch Zwangsgeld anhalten, die Angaben zu machen. Das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 € nicht übersteigen (§ 79 Abs. 1 GmbHG). Für Kaufleute und Personenhandelsgesellschaften sieht das Handelsgesetzbuch dasselbe Mittel vor (§ 37a Abs. 4 und § 125 Abs. 2 HGB). Ob fehlende Angaben zusätzlich wettbewerbsrechtlich abgemahnt werden können, ist umstritten und hängt vom Einzelfall ab. Eine vollständige Signatur vermeidet beide Fragen.
So richten Sie die Signatur ein
Der E-Mail-Signatur-Generator fragt die Rechtsform ab, zeigt die nötigen Pflichtfelder und erstellt eine Signatur mit Live-Vorschau. Dort finden Sie auch Anleitungen für gängige Mailprogramme. Richten Sie die Signatur für neue Nachrichten und für Antworten ein, auch in der Mail-App auf dem Smartphone. Senden Sie sich danach eine Test-E-Mail und prüfen Sie die Darstellung auf Rechner und Smartphone. Wie Sie E-Mail-Texte mit KI vorbereiten, ohne Pflichtangaben zu vergessen, zeigt der Beitrag E-Mails mit KI beantworten.
Signaturen im Team aktuell halten
Pflichtangaben ändern sich seltener als Telefonnummern, aber sie ändern sich: bei einem Wechsel in der Geschäftsführung, einem Umzug in einen anderen Gerichtsbezirk oder einer Umwandlung der Rechtsform. Legen Sie deshalb fest, wer die Signaturvorlage pflegt, und hinterlegen Sie eine Liste der Anlässe, bei denen sie geprüft wird.
Ein Beispiel zeigt den Aufwand: Wechselt zum 1. März die Geschäftsführung und schreiben zwölf Beschäftigte E-Mails nach außen, müssen zwölf Signaturen geändert werden, am Rechner und auf dem Smartphone. Mit einer zentralen Vorlage, die alle aus einer Quelle übernehmen, ist es eine Änderung und eine kurze Rundmail. Prüfen Sie die Vorlage zusätzlich einmal im Jahr gegen den aktuellen Registerauszug.
Checkliste: Signatur prüfen
- Die Firma steht genau so in der Signatur wie im Handelsregister, mit Rechtsform.
- Sitz, Registergericht und Registernummer stimmen mit dem aktuellen Registerauszug überein.
- Alle Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder sind mit ausgeschriebenem Vornamen genannt.
- Ein Aufsichtsratsvorsitz ist genannt, falls vorhanden.
- Bei der GmbH & Co. KG enthält die Signatur einen zweiten Block für die GmbH.
- Kapital fehlt ganz oder steht vollständig mit ausstehenden Einlagen da.
- Die Pflichtangaben stehen als Text, nicht nur im Bild.
- Die Signatur erscheint auch in Antworten, Weiterleitungen und auf dem Smartphone.
- Die Angaben sind nach jeder Änderung im Handelsregister angepasst.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für Freiberufler und Kleinunternehmen?
Die registerbezogenen Pflichtangaben gelten nur für eingetragene Unternehmen. Wer ohne Registereintrag arbeitet, etwa als Freiberuflerin oder mit einem nicht eingetragenen Einzelunternehmen, hat keine solchen Pflichtangaben. Name und Anschrift in der Signatur sind trotzdem empfehlenswert.
Muss die Steuernummer in die Signatur?
Nein. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind Pflichtangaben auf Rechnungen, nicht in der Signatur. Schicken Sie eine Rechnung als Anhang, muss die Nummer auf der Rechnung selbst stehen.
Gilt die Pflicht auch, wenn Auszubildende oder Aushilfen schreiben?
Ja. Die Pflicht hängt am Unternehmen, nicht an der Person, die die E-Mail schreibt. Jede geschäftliche E-Mail nach außen braucht die Angaben, egal ob sie von der Geschäftsführung, aus dem Sekretariat oder von Auszubildenden kommt.
Reicht ein Link zum Impressum?
Nein. Die Vorschriften verlangen die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst, also in der E-Mail. Ein Link zum Impressum kann ergänzend in der Signatur stehen.
Gelten die Pflichten auch für interne E-Mails?
Interne E-Mails unter Kolleginnen und Kollegen richten sich nicht an Empfänger außerhalb des Unternehmens. Sie werden deshalb in der Regel nicht als Geschäftsbriefe angesehen. Eine einheitliche Signatur auch intern schadet aber nicht und verhindert, dass sie bei einer Weiterleitung nach außen fehlt.
Keine Rechtsberatung. Die Übersicht fasst die gesetzlichen Vorgaben zusammen. Für Sonderfälle wie Zweigniederlassungen, Gesellschaften in Liquidation oder ausländische Rechtsformen gelten weitere Regeln.
