Mit KI beantworten Sie E-Mails schneller, wenn Sie der KI die Fakten liefern und den Entwurf selbst prüfen. Für Inhalt, Zusagen und Versand bleiben Sie verantwortlich. Dieser Beitrag zeigt den Ablauf in fünf Schritten, ein durchgerechnetes Beispiel und eine Checkliste für den Moment vor dem Senden.

Wofür sich KI bei E-Mails eignet

KI-Dienste wie Chat-Assistenten erzeugen Text nach Wahrscheinlichkeit. Sie formulieren flüssig, kennen aber Ihre Vorgänge, Preise und Absprachen nicht. Daraus ergibt sich eine einfache Arbeitsteilung: Sie liefern Inhalt und Entscheidung, die KI liefert Formulierung und Aufbau.

Gut geeignetNur mit besonderer Vorsicht
Antworten auf wiederkehrende FragenSchreiben mit rechtlicher Wirkung wie Mahnungen oder Widersprüche
Lange Mail-Verläufe zusammenfassenE-Mails mit Personaldaten, Gesundheitsangaben oder Gehältern
Ton glätten, kürzen, höflicher formulierenZusagen zu Preisen, Terminen und Leistungen
Entwürfe in einer anderen Sprache vorbereitenAntworten, deren Fakten Sie selbst nicht kennen

Ein Sonderfall ist die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Sie braucht die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Eine gut formulierte E-Mail ändert daran nichts.

Schritt 1: Ziel und Fakten in Stichpunkten klären

Bevor Sie einen Prompt schreiben, notieren Sie drei bis fünf Stichpunkte. Drei Fragen helfen dabei:

  • Was soll die Empfängerin oder der Empfänger nach dem Lesen wissen oder tun?
  • Welche Zusage geben Sie, und welche ausdrücklich nicht?
  • Welche Termine, Fristen und Beträge gelten?

Alles, was nicht in Ihren Stichpunkten steht, darf die KI nicht ergänzen. Diese Regel schreiben Sie später auch in den Prompt. Die Stichpunkte haben einen zweiten Nutzen: Mit ihnen prüfen Sie am Ende den Entwurf.

Schritt 2: Personenbezogene Daten durch Platzhalter ersetzen

Personenbezogen sind alle Angaben, die sich einer bestimmten Person zuordnen lassen: Namen, E-Mail-Adressen und Kundennummern, aber auch eine Kombination aus Ort, Funktion und Vorgang (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Schreiben Sie deshalb „[Kundin]“ statt eines Namens und „[Auftrag A]“ statt einer Auftragsnummer. Die echten Angaben setzen Sie erst in die fertige E-Mail ein.

Platzhalter verringern das Risiko, ersetzen aber keine Klärung im Betrieb. Ob ein KI-Dienst für Geschäftsdaten genutzt werden darf, hängt unter anderem davon ab, ob mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht (Art. 28 DSGVO) und wo die Daten verarbeitet werden. Klären Sie das mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor Sie echte Vorgänge eingeben.

Schritt 3: Einen Prompt mit Rahmen schreiben

Ein Prompt ist die Anweisung an die KI. Ein brauchbarer Prompt für E-Mails hat fünf Teile:

  1. Rolle: für wen die KI schreibt, etwa „Assistenz im Büro eines Großhandels“.
  2. Ziel: was die E-Mail erreichen soll.
  3. Fakten: Ihre Stichpunkte aus Schritt 1.
  4. Form: Länge, Anrede und Tonfall.
  5. Verbote: was die KI nicht tun darf, etwa Zusagen ergänzen.
Du bist Assistenz im Büro eines kleinen Betriebs. Schreibe eine Antwort auf die E-Mail unten.
Ziel: [was die Empfängerin wissen oder tun soll]
Fakten: [Ihre Stichpunkte]
Form: höchstens 120 Wörter, Anrede mit Sie, sachlich und freundlich.
Regeln: Verwende nur die genannten Fakten. Keine Zusagen, Preise oder Termine, die oben nicht stehen. Markiere fehlende Angaben mit [fehlt].
E-Mail: [Text der Anfrage, ohne Namen und Kontaktdaten]

Bausteine für häufige Fälle

Für wiederkehrende Anlässe ergänzen Sie den Prompt um eine passende Zeile:

  • Beschwerde: „Bestätige das Anliegen in einem Satz, ohne Schuld einzuräumen oder Entschädigungen anzubieten. Nenne den nächsten Schritt aus den Fakten.“
  • Terminverschiebung: „Nenne den alten und den neuen Termin in genau dieser Schreibweise. Biete keine weiteren Termine an.“
  • Rückfrage: „Stelle höchstens zwei Fragen als nummerierte Liste, damit die Antwort leichtfällt.“
  • Absage: „Begründe kurz mit dem genannten Grund und erfinde keine weiteren Gründe.“

Fertige Vorlagen zum Kopieren finden Sie in der Prompt-Sammlung für E-Mails, etwa zum höflichen Ablehnen einer Anfrage, zum Zusammenfassen eines langen Mail-Verlaufs oder zur Erinnerung an fehlende Unterlagen.

Ein Beispiel von der Anfrage bis zur Antwort

Ein Großhandel für Büromaterial erhält eine Anfrage: Eine Kundin möchte wissen, wann ihre Bestellung über 120 Ordner ankommt. Ein Teil der Ware ist nicht vorrätig.

Beispiel

Die Stichpunkte der Sachbearbeitung:

  • Bestellung vom 2. Oktober über 120 Ordner
  • 80 Ordner sind vorrätig und werden am 13. Oktober geliefert
  • die übrigen 40 Ordner folgen voraussichtlich am 20. Oktober
  • die Versandkosten der zweiten Lieferung übernimmt der Großhandel
  • keine Zusage zu einem früheren Termin

Im Entwurf der KI steht unter anderem der Satz „Gern liefern wir Ihnen alle 120 Ordner per Express.“ Das stand in keinem Stichpunkt, der Satz wird gestrichen. Die Mengen prüfen Sie mit einer einfachen Probe:

80 Ordner am 13. Oktober + 40 Ordner am 20. Oktober = 120 Ordner

Die Summe stimmt mit der Bestellung überein, die Termine mit den Stichpunkten. Erst jetzt setzt die Sachbearbeitung Namen und Bestellnummer ein und sendet die E-Mail.

Ob sich der Ablauf lohnt, zeigt eine Rechnung mit Ihren eigenen Werten. Angenommen, eine solche Antwort kostet Sie bisher 12 Minuten. Mit Stichpunkten (3 Minuten), Entwurf (1 Minute) und Prüfung (4 Minuten) sind es 8 Minuten. Bei 15 ähnlichen E-Mails pro Woche ergibt das 15 × 4 = 60 Minuten Unterschied. Ob diese Annahmen auf Ihren Betrieb zutreffen, zeigt erst ein Versuch über zwei bis drei Wochen, bei dem Sie die Zeiten tatsächlich notieren.

Schritt 4: Den Entwurf prüfen

Lesen Sie den Entwurf so, als hätte ihn eine neue Kollegin geschrieben. Die häufigsten Fehler sind keine Tippfehler, sondern Inhalte, die gut klingen und nicht stimmen:

  • Ergänzte Zusagen: Rabatte, Expresslieferungen oder Rückrufe, die niemand vereinbart hat.
  • Veränderte Zahlen: ein Datum, das um einen Tag verrutscht ist, oder eine gerundete Menge.
  • Falsche Anrede: Die KI rät bei Namen und Anrede. Übernehmen Sie beides aus der ursprünglichen E-Mail.
  • Unpassender Ton: zu förmlich für Stammkundschaft, zu locker für eine Beschwerde.

Beträge und Fristen rechnen Sie selbst nach, statt der KI zu vertrauen, denn Sprachmodelle rechnen nicht zuverlässig. Für Arbeitszeit, Urlaub und Preise gibt es auf dieser Website Rechner und Kalkulationen mit sichtbarer Formel.

Schritt 5: Vorlagen speichern und verbessern

Hat ein Prompt gut funktioniert, speichern Sie ihn mit den Platzhaltern als Vorlage, zum Beispiel in einem gemeinsamen Dokument im Team. Notieren Sie dazu, für welche Art von E-Mail er gedacht ist. Schwache Ergebnisse verbessern Sie gezielt: Ist der Entwurf zu lang, ergänzen Sie „höchstens vier Sätze“. Wiederholt die KI Floskeln, schreiben Sie „ohne Einleitungsfloskeln“. Ändern Sie immer nur eine Sache, dann sehen Sie, was wirkt.

Wer KI im Betrieb einsetzt, muss auch die Beschäftigten dafür befähigen. Die europäische KI-Verordnung verlangt seit dem 2. Februar 2025 von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Art. 4 KI-Verordnung). Eine kurze interne Anleitung mit Ihren geprüften Vorlagen und Regeln ist dafür ein praktischer Baustein.

Was die KI über Form und Pflichtangaben nicht weiß

Geschäftliche E-Mails von Unternehmen im Handelsregister müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, bei einer GmbH etwa Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Diese Angaben gehören in die Signatur, nicht in den Prompt. Welche Angaben für welche Rechtsform gelten, erklärt der Beitrag E-Mail-Signatur: Pflichtangaben für Unternehmen. Mit dem Signatur-Generator erstellen Sie die passende Signatur für Ihr Mailprogramm.

Checkliste vor dem Senden

  • Ziel und Fakten stehen als Stichpunkte fest.
  • Im Prompt stehen keine Namen, Kontaktdaten oder Kundennummern.
  • Der KI-Dienst ist im Betrieb für diesen Zweck freigegeben.
  • Jede Zusage im Entwurf stammt aus Ihren Stichpunkten.
  • Termine, Mengen und Beträge sind nachgerechnet.
  • Anrede und Namen stammen aus der ursprünglichen E-Mail.
  • Markierungen wie [fehlt] sind ersetzt oder gestrichen.
  • Die Signatur mit den Pflichtangaben ist enthalten.
  • Ein gelungener Prompt ist als Vorlage gespeichert.

Häufige Fragen

Darf ich Kundenmails in einen KI-Dienst kopieren?

Nur, wenn Ihr Betrieb das geklärt hat. Kundenmails enthalten fast immer personenbezogene Daten. Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Freigabe im Betrieb entfernen Sie vorher Namen, Adressen, Nummern und die Signatur der Absenderin oder des Absenders.

Muss ich kennzeichnen, dass eine E-Mail mit KI entworfen wurde?

Für einzelne geschäftliche E-Mails, die Sie selbst prüfen und versenden, sieht die KI-Verordnung keine allgemeine Kennzeichnungspflicht vor. Ihre Transparenzpflichten betreffen etwa KI-Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren, und veröffentlichte Texte zu Themen von öffentlichem Interesse (Art. 50). Sie bleiben Absender: Alles in der E-Mail gilt als Ihre Aussage.

Wie ausführlich muss ein Prompt sein?

So ausführlich wie nötig, damit alle Fakten der E-Mail darin stehen. Die Vorlage in Schritt 3 kommt mit sechs Zeilen aus. Wichtiger als die Länge sind klare Verbote, denn sie verhindern ergänzte Zusagen.

Was tue ich, wenn die KI eine Angabe erfindet?

Streichen Sie die Angabe und ergänzen Sie im Prompt ein Verbot für genau diesen Fall, zum Beispiel „keine Liefertermine nennen“. Taucht der Fehler trotzdem auf, kürzen Sie die Aufgabe: Lassen Sie die KI nur den Ton überarbeiten und schreiben Sie die Fakten selbst.

Kann die KI direkt aus meinem Postfach antworten?

Manche Mailprogramme und Zusatzdienste bieten das an. Für den Einstieg ist der Weg über Stichpunkte und Entwurf sicherer, weil Sie jede E-Mail vor dem Versand sehen. Antwortet ein System selbstständig, gelten zusätzliche Transparenzpflichten, und der Datenschutz muss vorab geklärt sein.