Mit KI-Prompts bereiten Sie Stellenanzeigen, Absagen, Einarbeitungspläne und Gesprächsleitfäden in wenigen Minuten vor. In der Personalarbeit gelten dabei zwei feste Regeln: Personaldaten gehören nicht in den Prompt, und Entscheidungen über Menschen trifft nicht die KI. Die zehn Vorlagen unten sind so gebaut, dass sie ohne Daten einzelner Personen auskommen.

Vorher klären: Daten, Gleichbehandlung, Mitbestimmung

  • Daten: Bewerbungsunterlagen, Gehälter, Beurteilungen und Krankmeldungen sind personenbezogene Daten. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Kategorien (Art. 9 DSGVO). Beschäftigtendaten dürfen nur verarbeitet werden, soweit es für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 BDSG).
  • Entscheidungen: Niemand darf, von engen Ausnahmen abgesehen, einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung unterworfen werden (Art. 22 DSGVO).
  • KI-Verordnung: KI-Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerbende bewerten, gelten als Hochrisiko-KI (Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung). Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen außerdem Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Art. 4, seit 27. Juli 2026 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744). Die Pflichten für solche Hochrisiko-Systeme gelten nach Art. 113 Abs. 3 erst ab dem 2. Dezember 2027.
  • Gleichbehandlung: Stellen dürfen nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot ausgeschrieben werden (§ 11 AGG). Geschützt sind Merkmale wie ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter und sexuelle Identität (§ 1 AGG).
  • Betriebsrat: Über den geplanten Einsatz von KI in Arbeitsabläufen ist er zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt er mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), ebenso bei Auswahlrichtlinien, auch wenn KI an ihrer Aufstellung beteiligt ist (§ 95 BetrVG).

Die Vorlagen unten nutzen KI deshalb nur zum Formulieren und Gliedern, nie zum Bewerten von Personen.

So sind die Vorlagen aufgebaut

Jede Vorlage hat drei Teile: die Aufgabe, Ihre Angaben in [eckigen Klammern] und Regeln, die typische Fehler verhindern. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben, ohne Namen oder andere Daten einzelner Personen. Mit der Schaltfläche „Prompt kopieren“ übernehmen Sie den Text in Ihren KI-Dienst. Weitere Vorlagen mit Beispielergebnissen finden Sie in der Prompt-Sammlung für die Personalarbeit.

Vorlagen für Ausschreibung und Auswahl

1. Stellenanzeige entwerfen

Für eine erste Fassung mit klaren Aufgaben und neutralen Formulierungen.

Prompt zum Kopieren

Schreibe den Entwurf einer Stellenanzeige für [Berufsbezeichnung] in [Voll- oder Teilzeit, Wochenstunden].
Aufgaben: [drei bis fünf Stichpunkte]
Anforderungen: [nur wirklich notwendige]
Wir bieten: [nur Zutreffendes]
Regeln: geschlechtsneutral, keine Angaben zu Alter, Herkunft oder Familienstand, nichts erfinden. Höchstens 250 Wörter.

2. Anforderungen prüfen lassen

Vor dem Veröffentlichen: Welche Anforderungen sind nötig, welche nur wünschenswert, welche könnten ohne sachlichen Grund ausschließen?

Prompt zum Kopieren

Prüfe diese Anforderungen für die Stelle [Berufsbezeichnung] mit den Aufgaben [Stichpunkte]:
[Ihre Anforderungsliste]
Ordne jeden Punkt ein: notwendig für die Aufgaben, wünschenswert oder fraglich. Markiere Formulierungen, die ohne sachlichen Grund auf Alter, Geschlecht, Herkunft oder Behinderung schließen lassen, etwa „junges Team“, und schlage neutrale Alternativen vor.

3. Fragen für ein strukturiertes Vorstellungsgespräch

Alle Bewerbenden bekommen dieselben Fragen. Das macht Gespräche vergleichbar. Eine ausführliche Fassung mit Bewertungshinweisen steht als Vorlage für einen Interviewleitfaden in der Prompt-Sammlung.

Prompt zum Kopieren

Erstelle acht Fragen für ein Vorstellungsgespräch für [Berufsbezeichnung]: drei zur bisherigen Tätigkeit, drei zu typischen Situationen der Stelle, zwei zur Zusammenarbeit. Nenne zu jeder Frage, woran man eine gute Antwort erkennt.
Regeln: keine Fragen zu Privatleben, Familienplanung, Religion, Gesundheit oder Herkunft.

4. Einladung zum Vorstellungsgespräch

Eine Einladung mit allen Angaben, die Bewerbende brauchen.

Prompt zum Kopieren

Schreibe eine kurze Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle [Berufsbezeichnung].
Termin: [Datum, Uhrzeit, Dauer], Ort: [Adresse oder Videolink folgt]
Gesprächspartner: [Funktionen], bitte mitbringen: [Unterlagen]
Bitte um Bestätigung bis [Datum]. Anrede mit Sie, höchstens 120 Wörter, keine weiteren Zusagen.

5. Absage an Bewerbende

Eine respektvolle Absage ohne Begründung, die Rückschlüsse auf geschützte Merkmale zulässt.

Prompt zum Kopieren

Schreibe eine freundliche Absage auf eine Bewerbung als [Berufsbezeichnung], Gespräch am [Datum oder „kein Gespräch“].
Regeln: Dank für das Interesse, klare Absage im zweiten Satz, keine Begründung, keine Angaben zur ausgewählten Person, keine Floskeln über „Talentpools“, wenn es keinen gibt. Höchstens 90 Wörter.

Vorlagen für Einarbeitung und Alltag

6. Einarbeitungsplan für die ersten Wochen

Eine Checkliste von „vor dem ersten Tag“ bis „Woche vier“. Fertige Listen zum Abhaken bietet auch der Checklisten-Generator mit dem Thema Onboarding.

Prompt zum Kopieren

Erstelle eine Einarbeitungs-Checkliste für [Berufsbezeichnung].
Vorzubereiten: [Arbeitsmittel und Zugänge]
Wichtigste Aufgaben: [drei bis fünf Stichpunkte]
Gliederung: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, Woche zwei bis vier. Jeder Punkt ein kurzer Satz mit Verb. Nichts ergänzen, was nicht zu meinen Angaben passt.

7. Antworten auf häufige Fragen zur Urlaubsregelung

Aus Ihrer internen Regel werden verständliche Fragen und Antworten für das Intranet. Wie sich Urlaubstage bei Teilzeit berechnen, erklärt der Beitrag Urlaubsanspruch bei Teilzeit und Eintritt.

Prompt zum Kopieren

Formuliere aus dieser internen Urlaubsregel sechs häufige Fragen mit kurzen Antworten für Beschäftigte:
[Text der Regel, ohne Namen]
Regeln: Verwende nur Aussagen aus dem Text. Wenn der Text eine Frage nicht beantwortet, schreibe „Bitte an die Personalabteilung wenden“. Keine Rechtsauskünfte ergänzen.

8. Rundmail zu einer neuen Regel

Etwa zur Einführung der Arbeitszeiterfassung, kurz und mit klarem Stichtag.

Prompt zum Kopieren

Schreibe eine Rundmail an alle Beschäftigten zur neuen Regel [Thema].
Was gilt: [Stichpunkte], ab wann: [Datum], Ansprechperson: [Funktion]
Aufbau: ein Satz zum Anlass, dann die Regel als Liste, dann der nächste Schritt. Höchstens 150 Wörter, sachlich, keine Begründungen erfinden.

9. Leitfaden für das Mitarbeitergespräch

Ein Gerüst für Jahres- oder Entwicklungsgespräche, ohne Bewertung einzelner Personen.

Prompt zum Kopieren

Erstelle einen Gesprächsleitfaden für ein jährliches Mitarbeitergespräch im Bereich [Abteilung], Dauer [Minuten].
Abschnitte: Rückblick, Zusammenarbeit, Arbeitsbedingungen, Weiterbildung, Vereinbarungen. Je Abschnitt zwei offene Fragen und ein Feld für Notizen. Keine Fragen zu Gesundheit oder Privatleben.

10. Checkliste für den Austritt

Damit beim Ausscheiden nichts vergessen wird, von Zugängen bis zu den Bescheinigungen.

Prompt zum Kopieren

Erstelle eine Checkliste für den Austritt einer Person aus der Stelle [Berufsbezeichnung].
Zu berücksichtigen: [Arbeitsmittel, Zugänge, Schlüssel], Übergabe der Aufgaben, Resturlaub, Arbeitszeugnis, Urlaubsbescheinigung.
Gliederung: vier Wochen vorher, letzte Woche, letzter Tag, danach. Markiere Punkte mit rechtlichem Bezug mit [prüfen].

Zwei Punkte dieser Checkliste haben eine gesetzliche Grundlage: Beim Ende des Arbeitsverhältnisses ist eine Bescheinigung über den im Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen (§ 6 Abs. 2 BUrlG), und Beschäftigte haben Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§ 109 GewO). Den Resturlaub ermitteln Sie mit dem Resturlaub-Rechner.

Beispiel: 33 Absagen mit einer Vorlage

Auf eine Stelle als Bürokauffrau oder Bürokaufmann gehen 34 Bewerbungen ein. Nach den Gesprächen erhält eine Person die Zusage, 33 Personen eine Absage, davon 5 nach einem Gespräch und 28 ohne Gespräch.

So läuft es ab

  1. Vorlage 5 wird zweimal ausgefüllt: einmal mit Gesprächsdatum, einmal mit „kein Gespräch“. Namen kommen nicht in den Prompt.
  2. Im ersten Entwurf steht: „Wir haben uns für eine Bewerberin mit mehr Berufserfahrung entschieden.“ Der Satz verrät das Geschlecht der ausgewählten Person und nennt eine Begründung, die nicht vorgegeben war. Er wird gestrichen.
  3. Die beiden geprüften Texte gehen als Serienbrief aus dem Mailprogramm hinaus, die Anrede setzt das Programm ein.

5 + 28 = 33 Absagen aus 2 geprüften Texten

Eine Begründung ist für Absagen gesetzlich nicht vorgeschrieben. Formulierungen, die eine Benachteiligung wegen eines Merkmals aus § 1 AGG vermuten lassen, können im Streitfall als Indiz gewertet werden; dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Benachteiligung vorlag (§ 22 AGG).

Checkliste: KI in der Personalarbeit

  • Der KI-Dienst ist im Betrieb freigegeben, Datenschutz und Betriebsrat sind eingebunden.
  • Im Prompt stehen keine Namen, Bewerbungsunterlagen, Gehälter oder Gesundheitsangaben.
  • Die KI formuliert und gliedert, sie bewertet keine Personen.
  • Stellenanzeigen sind auf neutrale Sprache und nötige Anforderungen geprüft.
  • Absagen enthalten keine Begründung, die Rückschlüsse auf geschützte Merkmale zulässt.
  • Fristen, Termine und Zusagen stammen aus Ihren Angaben.
  • Geprüfte Texte sind als Vorlage für das Team gespeichert.
  • Alle, die mit den Vorlagen arbeiten, kennen diese Regeln.

Häufige Fragen

Darf ich Lebensläufe von einer KI zusammenfassen lassen?

Mit allgemeinen KI-Diensten sollten Sie das nicht tun. Lebensläufe sind personenbezogene Daten, und Systeme, die Bewerbungen sichten oder bewerten, gelten nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI mit besonderen Pflichten. Lassen Sie solche Einsätze vorab von Datenschutz, Betriebsrat und Rechtsberatung prüfen.

Muss ich Bewerbende informieren, wenn KI eingesetzt wird?

Für die Vorlagen hier, die nur Texte ohne Personendaten vorbereiten, ergibt sich daraus keine besondere Information. Wer Hochrisiko-KI einsetzt, die Entscheidungen über Personen trifft oder unterstützt, muss die betroffenen Personen ab dem 2. Dezember 2027 darüber informieren (Art. 26 Abs. 11 in Verbindung mit Art. 113 KI-Verordnung). Die Informationspflichten der DSGVO gelten zusätzlich.

Welche Angaben darf ich in die Platzhalter schreiben?

Angaben zur Stelle und zum Betrieb: Berufsbezeichnung, Aufgaben, Arbeitszeit, Ort und Funktionen von Ansprechpersonen. Nicht hinein gehören Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Gehälter einzelner Personen und alles zu Gesundheit oder Leistung.

Wer prüft eine Stellenanzeige, bevor sie veröffentlicht wird?

Am besten eine zweite Person, die nicht am Entwurf beteiligt war, etwa die Personalleitung. Sie achtet auf neutrale Sprache, auf wirklich notwendige Anforderungen und darauf, dass alle Angaben unter „Wir bieten“ zutreffen.

Kann eine KI ein Arbeitszeugnis schreiben?

Als Formulierungshilfe für allgemeine Bausteine ja, die Bewertung der Person bleibt aber Ihre Aufgabe. Das Zeugnis muss klar und verständlich sein und darf keine versteckten Aussagen enthalten (§ 109 Abs. 2 GewO). Prüfen Sie KI-Formulierungen deshalb genau auf ungewollte Untertöne.